CADENA DE CUSTODIA PARA EL ALMACENAMIENTO

La correcta conservación y custodia de las mercancías es uno de los factores claves para garantizar el desarrollo correcto de las operaciones, el buen manipuleo de las mercancías y la calidad de los productos. Es por esto que se deben tener en cuenta diversos aspectos los cuales permitirán tener mayor control sobre los productos, su ubicación, evitar anomalías, establecer el grado de eficiencia en el procesamiento y transferencia, etc.

Dependiendo el producto se establecen los puntos claves a los que se les hará el seguimiento y la verificación de los equipos necesarios para poder mantener los productos en las condiciones mas optimas evitando las perdidas por daños fisicoquímicos, contaminación, mala manipulación en el traslado, extravíos de mercancía, robos, etc.

Para desarrollar y/o implementar una buena cadena de custodia se deben tener en cuenta algunas recomendaciones:

1. Nombre de la persona a cargo de los procedimientos de la cadena de custodia.
Esta persona debe saber los procesos básicos desarrollados en la empresa y a su vez ser capacitada de acuerdo con los requerimientos de la misma.

2. Exclusividad.

3. Productos en venta.

4 Mercados donde venden sus productos certificados ya sean nacionales o internacionales.

5. ¿Dónde termina la responsabilidad de la cadena de custodia?

6. Intermediarios de procesamiento secundario.
En muchos casos para las ventas internacionales se contratan los servicios de terceros para procesamientos secundarios (secado, cepillado, embalaje, y transporte al puerto internacional marítimo). En todos los casos, estas compañías no trabajan exclusivamente con un solo producto.

En el caso de intermediarios contratados, es muy importante que la empresa asuma la responsabilidad de garantizar que los procedimientos de la cadena de custodia se mantengan mientras los productos estén en el ámbito de la planta del intermediario.

Además, es importante que la empresa prepare un procedimiento para cada uno de estos intermediarios y se asegure de que el mismo sea entendido e implementado.

7. Puntos de mayor riesgo.
Dependiendo la empresa existen deferentes riesgos de contaminación del producto por esto se deben identificar y aplicar modificaciones evitando que se propaguen o incrementen durante el almacenaje.

También podría decirse que el área de mayor riesgo estaría en la transferencia de material a un intermediario de procesamiento secundario si este no trabaja exclusivamente con un solo producto y por esto la empresa tiene que asumir la responsabilidad de asegurar que las pautas estén implementadas, de modo que eviten la mezcla o contaminación del material durante el tiempo que éste se encuentra en manos del contratista. Esta responsabilidad duraría hasta que se termine el embalaje de la carga y se cierre y selle el contenedor.

8. Procedimientos para asegurar los puntos de mayor riesgo.

A. Puntos de Control

Identificación y Registro
En el momento que ingresa la mercancía a bodega se debe hacer la respectiva identificación y el registro mediante sistemas electrónicos he inspección visual verificando cantidades, productos, lugar de origen, etc.

Almacenamiento y Procesamiento
Se hace el recibo de la mercancía, se clasifican, procesan y almacenan de acuerdo a los sistemas de almacenaje que la empresa este implementando.

Mantenimiento de Registros
La mercancía procesada y certificada debe llevar una etiqueta, codificación por colores, marca o sello visible de identificación para que el personal pueda verla con facilidad. Tal sistema evita cualquier confusión.

Control de Cadena de Custodia durante el Procesamiento Secundario por Terceros
Los despachos enviados a los intermediarios a cargo del procesamiento secundario deberán llevar una marca o etiqueta visible de identificación, que indique que contiene.

Los materiales como los químicos, tóxicos, dinero, etc. deberán almacenarse y procesarse separadamente del resto de materiales durante todo el procesado. Esto deberá incluir si lo requiere aéreas separadas de producción y cada una de éstas deberá estar identificada con una etiqueta o marca visible de identificación (pintada o sellada) que sea obvia para cualquier observador.

Despacho y Transporte
La oficina central deberá mantener un archivo de recibos, notas de remisión, formularios de inspección de aduana, certificados de origen y otra documentación aplicable referente a los pedidos.

Capacitación de Personal
Todo el personal deberá recibir capacitación sobre la importancia de la cadena de custodia y los procedimientos en su área de trabajo. La empresa debe preparar un manual de procedimientos de la cadena de custodia y asegurar que todo su personal tenga acceso a esta información.

Por otra parte esta la infraestructura y equipos que dependiendo de la mecánica serán necesarios para garantizar su calidad y conservación. Entre estos podemos encontrar:

 Sistemas informáticos de gestión.

 Sistemas de control de Temperaturas.

 Congeladores.

 Cámaras de conservación.

 Cámaras de congelación.

 Estanterías adecuadas para el tipo de mercancía.

 Bodegas, edificios, fábricas, etc. Que posean las condiciones necesarias como seguridad, iluminación, espacio, servicios, etc.

 Equipos de manutención adecuados. Etc.

 Cámaras de seguridad y sensores.

A lo anterior se le debe hacer un seguimiento constante o periódico para identificar posibles daños o falencias que puedan perjudicar o causar demoras en los procesos, además hacer una revisión de los inventarios cotejando el físico con los datos del sistema.

GESTIÓN DE RIESGOS EN EL PROCESO DE ALMACENES

Es importante conocer cuales son los riesgos fundamentales a que puede estar expuesto el proceso de almacenaje sino se cumplen con las medidas de control interno para la actividad que se realiza. En la tabla hay un ejemplo, en el cual, el no cumplimiento de los controles establecidos puede conllevar a afectaciones en el proceso con los consiguientes riesgos al mismo.

GESTIÓN DE RIESGOS

Ocurrencias de robos
Cuando el encargado de almacén detecta un robo o hurto, debe comunicarlo de inmediato al Jefe de sección, que a su vez avisará al Director del almacén y a Protección Física, para que garantice la preservación del lugar y determine medidas a seguir ante el hecho.

Mermas Faltantes Sobrantes Deterioros
Cuando se trate de mermas, deterioros, derrame, el Encargado de almacén comunicará de inmediato al Jefe de sección el cual confeccionará el correspondiente Acta que entregará en el término de 24 horas en Contabilidad, la que de inmediato abrirá el expediente, que debe ser resuelto por el Jefe de sección en el término de 30 días, además, deberá comunicar al jefe de la comisión de investigación de faltantes y sobrantes, compuesta por:

• Jefe de sección.
• Director del almacén.
• Jefe del departamento de control de inventario.
• Encargado del Submayor en el departamento de contabilidad.
• Máximo representante del área que utiliza este producto almacenado.

La mercancía se debe mantener para ser revisada por la comisión, que al examinarla emitirá un acta con las causas investigadas y la recomendación sobre el destino de la misma. La mercancía será destinada de acuerdo a la aprobación dada por la comisión, y le entregará su veredicto a Contabilidad para incorporarlo al expediente. En cualquier caso, el Director del almacén deberá determinar la responsabilidad en el caso y enviar a Contabilidad un acta con las conclusiones logradas y las medidas tomadas.

Nota: La comisión debe acudir al lugar del hecho en un término de 24h después de ser notificado.

Productos ociosos
El Director del Almacén realiza el trámite correspondiente, donde se declara sus inventarios ociosos y de lento movimiento, manteniendo la propiedad, posesión y custodia, garantizando su conservación y disponibilidad para la venta. La firma de autorizo para este trámite esta dada por el Director de Economía.


Incendios
Se toman todas las medidas que sean necesarias para extinguir el incendio, conjuntamente se realiza la denuncia al órgano competente el cual se encarga de determinar las causas que originaron el siniestro y llegar a conclusiones ante el hecho.

Perdida o deterioro de la tarjeta de estiba
El Encargado del almacén se responsabiliza con notificar al Técnico en productos, para que este realice un listado con el submayor existente en el Ordenador (listado de existencias) y confeccione una nueva tarjeta de estiba, verificando con el físico en el almacén.

Las cantidades y/o pesos difieren de la cantidad grabada en el embalaje en la Recepción.

Deberá separase y solicitar la presencia de la Comisión de Baja Técnica para le correspondiente verificación y dictamen al respecto de acuerdo a las normas establecidas. Sin este requisito no podrá entregar ninguna mercancía.

Deterioro de la mercancía en su manipulación.
El Encargado de almacén se responsabiliza con notificar al Técnico en producto del suceso ocurrido, este se encarga de determinar las causas e informarle al Director del almacén. Cuando ocurre el hecho se preserva el lugar, en caso de que el daño sea mayor se avisará a la comisión de investigación de faltantes y sobrantes que determinará el destino del producto deteriorado.

Deterioro de la mercancía en su transportación
Ante la ocurrencia de este riesgo, se preserva el lugar y se le notifica al Jefe de sección y a su vez, este avisará al Director, para tomar las medidas que sean pertinentes según el caso dado. Si son daños mayores, se le comunicará a la Comisión de Faltantes y Sobrantes, para que determine el destino del producto.

Diferencia en las existencias del Acta de Recepción y la Factura del comprador.
Si no existe plena coincidencia entre ambos documentos el Técnico en Productos de inmediato confeccionará un acta de reclamación al proveedor y lo entregará al jefe de compra, el que debe discutirlo con el correspondiente comprador y si determina que éste no tiene responsabilidad lo hará llegar al proveedor, el que deberá entregarle una copia firmada haciendo constar su recepción. Esta copia del acta de reclamación se entregará en el término de 24 horas en Contabilidad para abrir el correspondiente expediente.

El jefe de compra o al jefe del área que ejecutó la compra, se responsabiliza con resolver la discrepancia con el proveedor en el término de 30 días. A partir de esta fecha, de no resolverse la discrepancia, el jefe de compra asume la responsabilidad por el expediente abierto en Contabilidad.

Mala planificación del inventario.
Si se realiza por exceso, el producto quedará en inventario hasta tanto se decida su destino.

Si se realiza por defecto, se solicita al proveedor la cantidad faltante. En caso que este suministrador no pueda satisfacer la demanda, se buscaran nuevas vías para satisfacer las necesidades.